Fideiussione per il rimborso IVA delle società extra UE: quando serve il rappresentante fiscale

Una società con sede fuori dall’Unione Europea che ha pagato IVA in Italia e ha maturato un credito verso il Fisco può recuperarlo. La strada da seguire, però, cambia a seconda di un dettaglio decisivo: se la società opera in Italia tramite un rappresentante fiscale oppure no. Capire in quale dei due casi ci si trova è il primo passo, perché solo una delle due procedure coinvolge la polizza fideiussoria.

In questa guida vediamo quando una società extra UE può chiedere il rimborso IVA in Italia, la differenza tra le due procedure (con o senza rappresentante fiscale) e in quale situazione, e oltre quale importo, la fideiussione diventa necessaria. Per il funzionamento generale della garanzia (che cos’è, costi, documenti) trovi un rimando alla nostra guida dedicata.

Quando una società extra UE può chiedere il rimborso IVA in Italia

Una società extra UE priva di stabile organizzazione in Italia può aver pagato IVA italiana — ad esempio su importazioni o su acquisti interni — e aver accumulato un credito verso l’Amministrazione finanziaria.

Può chiederne il rimborso se ricorrono alcune condizioni previste dagli articoli 38-bis e 38-ter del DPR 633/1972: l’assenza di operazioni attive territorialmente rilevanti in Italia nel periodo (salvo le eccezioni di legge, come le operazioni in cui a versare l’imposta è il cliente italiano), l’inerenza degli acquisti all’attività della società e la detraibilità in Italia dell’IVA chiesta a rimborso.

A determinare quale procedura si applica sono due elementi: se la società è identificata ai fini IVA in Italia (tramite rappresentante fiscale o identificazione diretta) e se tra l’Italia e il Paese di appartenenza esiste la cosiddetta reciprocità.

Due strade a confronto: con o senza rappresentante fiscale

Senza rappresentante fiscale: la procedura dell’art. 38-ter

Una società extra UE non identificata in Italia può chiedere il rimborso direttamente, attraverso la procedura prevista dall’art. 38-ter del DPR 633/1972.

Questa via è subordinata alla condizione di reciprocità: l’Italia riconosce il rimborso solo agli operatori dei Paesi che garantiscono la stessa possibilità agli operatori italiani.

La reciprocità è riconosciuta con un numero limitato di Stati — tra cui Svizzera, Norvegia e Israele — e l’elenco viene aggiornato periodicamente dall’Agenzia delle Entrate.

La domanda si presenta al Centro Operativo di Pescara dell’Agenzia delle Entrate (modello IVA 79). Perché questa procedura sia utilizzabile, le fatture di acquisto la cui IVA si chiede a rimborso devono essere intestate alla partita IVA della società estera. Si tratta di un rimborso diretto a un soggetto non identificato in Italia: in questa strada la polizza fideiussoria non entra in gioco.

Con rappresentante fiscale: la dichiarazione annuale e l’art. 38-bis

Se invece la società opera in Italia tramite un rappresentante fiscale (o con identificazione diretta), dispone di una partita IVA italiana, tiene i registri, presenta la dichiarazione annuale IVA e recupera il credito attraverso il rimborso ordinario disciplinato dall’art. 38-bis. È in questa strada che, in alcuni casi, può rendersi necessaria la fideiussione.

Un chiarimento utile: la presenza di un rappresentante fiscale non esclude di per sé l’accesso alla procedura dell’art. 38-ter, come ha precisato l’Agenzia delle Entrate. Ciò che indirizza verso la procedura ordinaria è l’intestazione delle fatture (e delle bollette doganali) alla partita IVA italiana: in quel caso il recupero passa dalla dichiarazione annuale.

Quando entra in gioco la fideiussione: la soglia dei 30.000 euro

Nel rimborso ordinario il sistema funziona per soglie, secondo l’art. 38-bis del DPR 633/1972:

• Fino a 30.000 euro per istanza: il rimborso viene eseguito senza alcuna garanzia e senza visto di conformità.
• Oltre 30.000 euro: in via generale si può evitare la garanzia apponendo il visto di conformità (o la sottoscrizione alternativa dell’organo di controllo) insieme alla dichiarazione sostitutiva di atto notorio.
• Oltre 30.000 euro nelle ipotesi di rischio: nei casi elencati dall’art. 38-bis comma 4 la garanzia è invece obbligatoria.

Tra le ipotesi di rischio rientrano, ad esempio, i soggetti che esercitano l’attività d’impresa da meno di due anni (escluse le start-up innovative), chi ha ricevuto avvisi di accertamento o rettifica nel biennio precedente oltre una certa soglia, o chi chiede il rimborso in sede di cessazione dell’attività.

Una società extra UE che ha appena aperto una posizione in Italia tramite rappresentante fiscale ricade spesso proprio nella categoria di chi opera da meno di due anni e non ha ancora uno storico fiscale italiano. È questo il motivo per cui, nella pratica, per questi soggetti la polizza fideiussoria per rimborso IVA diventa frequentemente la via concreta per ottenere il rimborso oltre soglia.

La legge ammette diverse forme di garanzia in favore dell’Amministrazione finanziaria: la cauzione in titoli di Stato, la fideiussione rilasciata da una banca oppure la polizza fideiussoria rilasciata da un’impresa di assicurazione. Noi emettiamo quest’ultima, la polizza fideiussoria assicurativa in soli 3 giorni.

Come funziona la polizza fideiussoria sul rimborso IVA, in breve

La polizza fideiussoria assicurativa garantisce all’Agenzia delle Entrate che, se in seguito a controlli il rimborso risultasse non dovuto, la somma anticipata possa essere recuperata. Il garantito è la società che riceve il rimborso, il beneficiario è l’Amministrazione finanziaria, e la durata è legata ai termini di accertamento previsti dalla legge.

Per il quadro completo — elementi che incidono sul costo, documenti necessari e durata — puoi consultare la nostra guida dedicata alla polizza fideiussoria per il rimborso IVA.

Documenti, tempi ed errori da evitare

Sul piano operativo, la pratica richiede in genere i dati identificativi della società estera e del rappresentante fiscale, la dichiarazione da cui emerge il credito IVA e l’importo chiesto a rimborso. La documentazione di dettaglio e le tempistiche dipendono dalla singola situazione e dalla compagnia.

Gli errori più frequenti che vediamo su questi casi sono tre:

• Confondere la garanzia per l’iscrizione al VIES con la fideiussione sul rimborso IVA: sono due strumenti diversi, che rispondono a esigenze diverse.
• Intestare le fatture alla partita IVA del rappresentante fiscale quando si intende usare la procedura dell’art. 38-ter: questo ne preclude l’utilizzo.
• Dare per scontata la reciprocità senza verificare l’elenco aggiornato dei Paesi pubblicato dall’Agenzia delle Entrate.

Domande frequenti

Hai una società estera che deve recuperare l’IVA in Italia? Aiutiamo le aziende extra UE a capire quale procedura le riguarda e, quando serve, a ottenere la polizza fideiussoria per il rimborso IVA.

Foto di copertina: Scott Graham su Unsplash