Come ottenere la fideiussione per il rappresentante fiscale: guida per operatori extra-UE

Se sei un’azienda extra-UE che vuole vendere o comprare beni e servizi nell’Unione Europea utilizzando un rappresentante fiscale in Italia, dal 14 aprile 2025 sei obbligato a presentare una garanzia economica per essere iscritto (o restare iscritto) nel VIES – Vat Information Exchange System.

Questa garanzia si chiama fideiussione VIES ed è fondamentale perché senza di essa non puoi fare operazioni intracomunitarie in esenzione IVA.
Non è una formalità burocratica: è un requisito che, se non rispettato, ti esclude automaticamente dal mercato europeo.

In questa guida ti spiegherò in modo semplice:

• Perché questa garanzia è obbligatoria.
  
• Che requisiti deve avere.
  
• Quali documenti servono per ottenerla.
  
• Come funziona la procedura e quali sono i tempi.
  
• Quanto può costare.
  

E Come scegliere l’intermediario giusto.

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 1. Perché è obbligatoria?

Dal 14 aprile 2025 è entrato in vigore l’obbligo, stabilito dal D.Lgs. 13/2024, per tutti gli operatori non residenti in UE o SEE che operano in Italia tramite un rappresentante fiscale e vogliono effettuare operazioni intracomunitarie.

La finalità è prevenire frodi IVA e garantire che chi opera dall’estero rispetti le regole fiscali italiane ed europee.
Senza questa garanzia, l’Agenzia delle Entrate può escluderti dal VIES, con conseguenze immediate:

• Non potrai più fatturare in esenzione IVA verso altri Paesi UE.
  
• Le operazioni verranno tassate in Italia con IVA.
  
• Rischi di perdere clienti e fornitori comunitari che richiedono la tua iscrizione al VIES per lavorare con te.
  

Nota importante: se sei già iscritto al VIES ma non presenti la garanzia entro il termine, l’Agenzia ti rimuove d’ufficio.

2. Requisiti della garanzia

La fideiussione VIES deve rispettare regole precise fissate dall’Agenzia delle Entrate.

Importo minimo: 50.000 euro
Durata minima: 36 mesi (3 anni), senza obbligo di rinnovo dopo la scadenza
Beneficiario: Agenzia delle Entrate
Forme accettate:

• Cauzione in titoli di Stato o garantiti dallo Stato.
  
• Fideiussione bancaria rilasciata da un istituto di credito.
  
• Polizza fideiussoria assicurativa rilasciata da una compagnia autorizzata.
  

Suggerimento pratico: nella maggior parte dei casi, la polizza fideiussoria assicurativa è più veloce e meno impegnativa della fideiussione bancaria, soprattutto per aziende non residenti.

3. Documentazione necessaria

Per richiedere la garanzia, dovrai fornire:

Del rappresentante fiscale:

• Visura camerale aggiornata.
  
• Documento d’identità e codice fiscale.
  

Dell’operatore extra-UE:

• Certificato di registrazione o statuto societario.
  
• Bilanci o documenti contabili recenti (per valutare la solidità finanziaria).
  

Per la pratica VIES:

• Dichiarazione di inizio attività (per chi apre nuova partita IVA).
  
• Richiesta di iscrizione al VIES.
  
• Fac-simile di garanzia fornito dall’Agenzia delle Entrate (obbligatorio seguire il modello ufficiale).
  

Consiglio: inviare tutta la documentazione in formato digitale riduce i tempi di emissione.

4. Tempi e modalità operative

Il procedimento cambia in base alla tua situazione:

• Nuovi operatori senza partita IVA italiana:
  Presenti la garanzia insieme alla dichiarazione di inizio attività, che include la richiesta di iscrizione al VIES.
  
• Operatori con partita IVA italiana ma non iscritti al VIES:
  Devi fornire la garanzia prima di chiedere l’iscrizione al VIES.
  
• Operatori già iscritti al VIES al 14 aprile 2025:
  Hai tempo fino al 13 giugno 2025 per presentare la garanzia, altrimenti vieni escluso.
  

Iter tipico:

• Conferma iscrizione o mantenimento nel VIES.
  
• Contatto con compagnia assicurativa/banca per richiesta preventivo.
  
• Istruttoria e analisi documenti (5-10 giorni lavorativi in media).
  
• Emissione della garanzia.
  
• Consegna alla Direzione Provinciale dell’Agenzia delle Entrate competente.
  
• Verifica e accettazione.
  

5. Range di costi

Il costo dipende da diversi fattori:

• Forma della garanzia (assicurativa, bancaria, cauzione).
  
• Valutazione del rischio da parte dell’emittente.
  
• Eventuali garanzie aggiuntive richieste.
  

Indicazioni di massima per una polizza fideiussoria assicurativa:

• 1% – 3% dell’importo garantito per la durata di un anno.
  
• Per 50.000 euro e 36 mesi
  

Spese di istruttoria: 100 euro.

6. Come scegliere l’intermediario

Per evitare ritardi o errori:

• Scegli un intermediario specializzato in fideiussioni per operatori extra-UE.
  
• Verifica che conosca bene le procedure dell’Agenzia delle Entrate.
  
• Assicurati che la garanzia sia redatta secondo il fac-simile ufficiale AE.
  

Richiedi un preventivo con tempi di rilascio certi.

Domande Frequenti (FAQ) Iter per VIES

La fideiussione per rappresentante fiscale VIES non è una semplice scartoffia: è il tuo passaporto fiscale per lavorare con tutta l’Unione Europea in regime di esenzione IVA.
Ignorare l’obbligo o muoversi tardi significa perdere opportunità e clienti.

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Perché il team di ItaliaFideiussioni.it è il partner ideale per le fideiussioni e le garanzie dei soggetti extra-UE

Operare nel mercato europeo partendo da un Paese extra-UE comporta sfide che vanno ben oltre la normale burocrazia. Tra requisiti fiscali, normative comunitarie e procedure dell’Agenzia delle Entrate, ottenere la garanzia giusta diventa un passaggio delicato e spesso complesso.
E qui entra in gioco ItaliaFideiussioni.it.

Siamo una struttura di intermediazione assicurativa altamente specializzata nelle fideiussioni e garanzie per operatori non residenti che vogliono operare in Italia e nell’Unione Europea.
La nostra specializzazione nasce dall’aver scelto, fin dall’inizio, di concentrarci esclusivamente su strumenti di garanzia e cauzioni. Questo ci ha permesso di maturare una conoscenza profonda delle procedure e delle criticità che le aziende extra-UE incontrano quando si affacciano sul mercato comunitario.

Cosa ci distingue dagli intermediari generalisti

• Specializzazione verticale: non trattiamo “un po’ di tutto” in ambito assicurativo. Ci occupiamo solo di fideiussioni, cauzioni e garanzie patrimoniali.
  
• Conoscenza normativa aggiornata: seguiamo costantemente le evoluzioni legislative, come il recente obbligo di garanzia VIES, per garantire ai nostri clienti soluzioni sempre conformi.
  
• Rete di partner qualificati: collaboriamo con compagnie assicurative e istituti di credito affidabili, in grado di emettere garanzie accettate senza intoppi dall’Agenzia delle Entrate.
  
• Esperienza su clienti internazionali: conosciamo bene le difficoltà di chi opera dall’estero – dalle differenze documentali alle tempistiche di emissione – e sappiamo come superarle.
  

Il nostro approccio

1. Analisi personalizzata: valutiamo ogni caso in base al Paese di provenienza, alla struttura societaria e alle esigenze operative.
   
2. Iter semplificato: riduciamo al minimo la burocrazia per il cliente, gestendo internamente i rapporti con assicuratori e autorità fiscali.
   
3. Rispetto delle scadenze: pianifichiamo ogni passaggio per evitare ritardi che possano compromettere l’attività commerciale.
   
4. Assistenza continua: seguiamo il cliente dall’emissione della garanzia fino alla sua accettazione ufficiale, fornendo supporto per eventuali richieste integrative.
   

Il vantaggio di lavorare con noi

Scegliendo ItaliaFideiussioni.it  non ottieni solo una polizza fideiussoria: ottieni tranquillità. Significa sapere che ogni dettaglio è curato da professionisti che parlano la tua lingua (anche metaforicamente), che comprendono le tue urgenze e che hanno già risolto decine di casi simili al tuo, basta leggere le recensioni, tutte positive.

Per un operatore extra-UE, il tempo è denaro: con noi riduci i tempi di emissione, eviti errori formali e ti metti al riparo da blocchi imprevisti nelle operazioni intracomunitarie.

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