Comment obtenir la caution du représentant fiscal: guide pour les opérateurs hors‑UE

Si tu es une entreprise extra‑UE qui veut vendre ou acheter des biens et services dans l’Union européenne via un représentant fiscal en Italie, depuis le 14 avril 2025, tu es obligé de présenter une garantie financière pour t’inscrire (ou rester inscrit) au VIES – Système d’Échange d’Informations sur la TVA.

Cette garantie s’appelle caution VIES et elle est essentielle : sans elle, tu ne peux pas faire d’opérations intracommunautaires en exonération de TVA.

Ce n’est pas une simple formalité administrative : si tu ne la respectes pas, tu es automatiquement exclu du marché européen.

Dans ce guide, je vais t’expliquer simplement :

1. Pourquoi cette garantie est obligatoire.
   
2. Quels sont les critères qu’elle doit remplir.
   
3. Quels documents il faut fournir pour l’obtenir.
   
4. Comment ça marche, et combien de temps ça prend.
   
5. Combien ça peut coûter.
   
6. Comment bien choisir ton intermédiaire.

1. Pourquoi elle est obligatoire

Depuis le 14 avril 2025, selon le D.Lgs. 13/2024, toute entreprise non résidente en UE ou EEE qui opère en Italie via un représentant fiscal et veut faire des opérations intracommunautaires doit fournir cette garantie. La raison ? Prévenir les fraudes à la TVA et s’assurer que ceux qui opèrent depuis l’étranger respectent la fiscalité italienne et européenne.

Sans cette garantie, l’Agenzia delle Entrate peut te supprimer du VIES, avec des conséquences immédiates :

• Tu ne peux plus facturer en exonération de TVA vers d’autres pays de l’UE.
  
• Tes opérations seront taxées en Italie avec TVA.
  
• Tu risques de perdre des clients et fournisseurs européens qui exigent ton inscription au VIES.
  

Important : si tu es déjà inscrit au VIES mais que tu ne présentes pas la garantie dans les délais, l’Agenzia delle Entrate te supprime d’office.

2. Critères de la garantie

La caution VIES doit suivre des règles précises fixées par l’Agenzia delle Entrate :

• Montant minimum : 50 000 €
  
• Durée minimum : 36 mois (3 ans), sans obligation de renouvellement à l’échéance
  
• Bénéficiaire : Allegra Agenzia delle Entrate
  
• Formes acceptées :
  
  • Caution en titres d’État ou garantis par l’État.
    
  • Caution bancaire délivrée par une banque.
    
  • Police d’assurance‑caution délivrée par une compagnie assurantielle agréée.
    

Petit conseil : dans la plupart des cas, la police d’assurance‑caution est plus rapide et moins contraignante que la caution bancaire, surtout pour les entreprises non résidentes.

3. Documents nécessaires

Pour demander la garantie, tu dois fournir :

Du représentant fiscal :

• Extrait Kbis / inscription au registre du commerce à jour
  
• Pièce d’identité + code fiscal
  

De l’opérateur extra‑UE :

• Certificat d’enregistrement ou statuts de l’entreprise
  
• États financiers ou documents comptables récents (pour vérifier la solidité financière)
  

Pour la procédure VIES :

• Déclaration de début d’activité (si nouvelle TVA)
  
• Demande d’inscription au VIES
  
• Modèle de garantie fourni par l’Agenzia delle Entrate (à utiliser obligatoirement)
  

Conseil : envoyer tous les documents numériquement accélère beaucoup le processus.

4. Déroulé et délais

Le processus dépend de ta situation :

• Nouveaux opérateurs sans TVA italienne : tu présentes la garantie en même temps que la déclaration de début d’activité incluant la demande VIES.
  
• Opérateurs avec TVA italienne mais pas inscrits au VIES : tu dois fournir la garantie avant de demander l’inscription au VIES.
  
• Opérateurs déjà inscrits au VIES au 14 avril 2025 : tu as jusqu’au 13 juin 2025 pour présenter la garantie, sinon tu seras exclu.
  

Étapes habituelles :

1. Contact avec la compagnie d’assurance / banque pour un devis
   
2. Analyse des documents (5‑10 jours ouvrés en général)
   
3. Délivrance de la garantie
   
4. Transmission à la Direction Provinciale de l’Agenzia delle Entrate compétente
   
5. Vérification et acceptation
   
6. Confirmation de l’inscription ou maintien dans le VIES
   

5. Estimation des coûts

Le coût dépend de plusieurs éléments : le type de garantie (assurance, bancaire, caution), l’évaluation du risque par l’émetteur, d’éventuelles garanties complémentaires.

À titre indicatif, pour une police d’assurance, on parle généralement de 1 % à 3 % du montant garanti par an. Par exemple, pour 50 000 € sur 36 mois, plus frais d’instruction d’environ 100 €.

6. Comment choisir ton intermédiaire

Pour ne pas cumuler retards ou erreurs :

• Choisis un intermédiaire spécialisé dans les garanties pour opérateurs extra‑UE
  
• Vérifie qu’il maîtrise bien les procédures de l’Agenzia delle Entrate
  
• Assure-toi que la garantie est rédigée selon le modèle officiel AE
  
• Demande un devis clair avec délais de délivrance garantis
  

FAQ – Questions fréquentes

Généralement, la police d’assurance‑caution.

Le mot de la fin

La caution VIES pour le représentant fiscal n’est pas un simple papier à remplir : c’est ton passeport fiscal pour travailler avec toute l’Union européenne en exonération de TVA.
La ignorer ou la déposer trop tard, c’est risquer de perdre opportunités et clients.

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